Ik werk al sinds 2003 in Roemenië. Door mijn werk heb ik van dichtbij geleerd met welke uitdagingen buitenlandse ondernemers en groeiende bedrijven hier te maken krijgen. Ik coördineer twee zakencentra en incubators in Buzău, en we ondersteunen onze klanten met HR-services en operationele hulp. Deze jarenlange ervaring heeft me laten zien dat een bedrijf niet alleen ondersteuning nodig heeft wanneer het mensen aanneemt, maar juist ook wanneer het zijn structuur moet herzien.

De laatste tijd is de druk op budgetten en bedrijfsmodellen steeds voelbaarder geworden, vooral in de IT-sector. Economische onzekerheid, geopolitieke spanningen, voorzichtige investeerders en de opkomst van kunstmatige intelligentie dwingen werkgevers om hun teams en kosten kritisch tegen het licht te houden. Soms is een reorganisatie dan simpelweg noodzakelijk. De manier waarop je die voorbereidt en uitvoert, maakt echter een wereld van verschil.

Ik heb deze gids geschreven voor bestuurders en aandeelhouders die een collectief ontslag in Roemenië overwegen. Mijn doel is om in duidelijke taal uit te leggen wat de belangrijkste stappen zijn, waar de risico's liggen en waarom het cruciaal is dat documenten en de planning klaarstaan vóórdat je besluiten communiceert. Met ons team bij PBS Worldwide ondersteunen we bedrijven bij het organiseren van het HR-proces en de bijbehorende documentatie, in nauwe samenwerking met juridisch specialisten voor de juridische validatie.

1. Wanneer is de procedure voor collectief ontslag van toepassing?

Voordat ik aan een proces begin, controleer ik altijd eerst of het aantal getroffen functies binnen de wettelijke drempelwaarden van het Roemeense Arbeidswetboek valt. Volgens artikel 68 van Wet nr. 53/2003 geldt de procedure in de regel wanneer ontslagen om redenen buiten de persoon van de werknemer de volgende drempels bereiken:

• Ten minste 10 werknemers, bij werkgevers met tussen de 21 en 99 werknemers.
• Ten minste 10% van het personeel, bij werkgevers met tussen de 100 en 299 werknemers.
• Ten minste 30 werknemers, bij werkgevers met minimaal 300 werknemers.

Voor werkgevers met minder dan 21 werknemers kijken we gewoonlijk naar de regels voor individueel ontslag. De exacte berekening moet altijd worden getoetst aan de specifieke situatie van het bedrijf en de toepasselijke wetgeving. Ik raad ten zeerste af om de wettelijke procedure te proberen te omzeilen door te vragen om ontslag te nemen of door het voor te stellen als een vrijwillig vertrek wanneer het initiatief in werkelijkheid bij de werkgever ligt.

2. Waarom de voorbereiding moet starten vóór de meldingen

Uit mijn ervaring is een van de grootste fouten het opstarten van de procedure voordat het bedrijf de motivering, documentatie en het budget helder heeft. Een reorganisatie moet gebaseerd zijn op echte, serieuze gronden en het schrappen van de functies moet daadwerkelijk plaatsvinden. Een algemene kreet over "kostenbesparing" of een informeel besluit is niet voldoende.

Vóór de eerste officiële meldingen raad ik aan om een grondige economische en organisatorische analyse op te stellen. Hierin beschrijf je de huidige en de voorgestelde structuur, de lijst van betrokken functies en de onderbouwing van de reorganisatie. Afhankelijk van de statuten van de SRL kan een formeel besluit van de aandeelhouders vereist zijn; de controle van de oprichtingsdocumenten hoort dan ook thuis in deze initiële fase.

3. De belangrijkste stappen in het proces

Stap 1 – Besluit tot reorganisatie en onderbouwing

De bestuurder of het bevoegde orgaan keurt de reorganisatie goed volgens de statuten van de vennootschap. Het dossier moet de economische, technologische of structurele motieven, de wijzigingen in de organisatie en de op te heffen functies duidelijk onderbouwen.

Stap 2 – Identificatie van werknemersvertegenwoordigers

We stellen vast welke representatieve vakbond er is of wie de volgens de wet gekozen werknemersvertegenwoordigers zijn. Zijn er nog geen vertegenwoordigers, dan moeten we tijdig uitzoeken hoe zij op een wettige manier gekozen kunnen worden.

Stap 3 – Kennisgeving van het voornemen tot collectief ontslag

Conform artikel 69 van het Arbeidswetboek ontvangen de werknemersvertegenwoordigers schriftelijk alle noodzakelijke informatie: de motieven, het aantal en de categorieën betrokken werknemers, de gehanteerde criteria, de maatregelen om ontslagen te voorkomen of te beperken en de voorgestelde ondersteunende maatregelen. Het doel van dit overleg is het bespreken van reële oplossingen, niet het afvinken van een formaliteit.

Stap 4 – Informeren van de arbeidsinspectie (ITM) en het arbeidsbureau (AJOFM)

Volgens de wettelijke stappen wordt de kennisgeving eveneens gestuurd naar de bevoegde regionale arbeidsinspectie (ITM) en de bevoegde instantie voor arbeidsvoorziening (AJOFM). Het is essentieel om alle bewijzen van verzending goed te bewaren.

Stap 5 – Overleg en reactie op voorstellen

De werknemersvertegenwoordigers kunnen maatregelen voorstellen om de ontslagen te voorkomen of in aantal te verminderen. Als werkgever moet je deze voorstellen serieus analyseren en schriftelijk en gemotiveerd beantwoorden. Bijeenkomsten en uitkomsten moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd.

Stap 6 – Definitieve melding en wettelijke termijnen

Blijft het voornemen tot ontslag overeind, dan verstuurt de werkgever de vervolgmelding zoals bedoeld in artikel 72 en neemt de toepasselijke termijnen in acht voordat individuele besluiten worden uitgereikt. Deze planning moet nauwgezet worden gecontroleerd, ook met het oog op eventuele maatregelen vanuit de ITM.

Stap 7 – Toepassing van de selectiecriteria

De gecommuniceerde criteria moeten objectief en consequent worden toegepast. Professionele beoordelingen en sociale criteria uit de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of interne reglementen kunnen hierbij een rol spelen. Parallel hieraan controleren we alle wettelijke opzegverboden en beschermingen.

Stap 8 – Individuele besluiten en opzegtermijn

Elk ontslagbesluit wordt schriftelijk opgesteld en bevat alle wettelijk verplichte elementen, waaronder de concrete motieven, de opzegtermijn en de bezwaarprocedure. De opzegtermijn bedraagt in de regel minimaal 20 werkdagen, maar we moeten altijd controleren of er een langere termijn geldt.

Stap 9 – Afwikkeling van het dienstverband

Tot slot keert de onderneming de resterende salarisrechten en de vergoeding voor niet-opgenomen vakantiedagen uit, voldoet aan eventuele contractuele afvloeiingsregelingen en rondt alle administratieve registraties en documentoverdrachten af.

Stap 10 – Eventueel recht op her indiensttreding

Als de geschrapte functies binnen de wettelijke termijn (zoals bedoeld in art. 74) opnieuw worden opengesteld, kunnen er verplichtingen ontstaan rondom voorrang bij herindiensttreding. Dit punt vereist ook na afloop van de procedure nog aandacht.

4. De planning: waarom haastwerk een groot risico is

Een collectief ontslag is veel meer dan alleen het opstellen en ondertekenen van een paar brieven. Er zijn kennisgevingen, overlegperiodes, schriftelijke reacties, wachttijden en vervolgens nog de individuele opzegtermijnen. In de praktijk duurt de voorbereiding en uitvoering al snel meerdere weken en kan het totale traject oplopen tot meer dan twee maanden. De precieze duur hangt af van de situatie binnen het bedrijf; zie het dus nooit als een vast tijdschema dat voor iedereen hetzelfde is.

Om deze reden raad ik altijd aan om vooraf een goede inschatting te maken van de cashflow, de kosten van de opzegtermijnen, niet-opgenomen vakantiedagen, mogelijke ontslagvergoedingen en de interne capaciteit die nodig is voor het papierwerk.

5. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan de situatie flink veranderen

Een stap die ik nooit zou overslaan, is het analyseren van de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO/CCM), het intern reglement en de individuele arbeidsovereenkomsten. Deze documenten bevatten vaak voorwaarden die gunstiger zijn voor de werknemer dan het wettelijk minimum: hogere vergoedingen, langere opzegtermijnen, specifieke selectiecriteria of aanvullende overlegprocedures.

Voordat je de reorganisatie goedkeurt, moet je de kosten die voortvloeien uit deze clausules doorrekenen en controleren of de vertegenwoordiging van het personeel en het overleg correct zijn ingericht. Een procedure kan er op het eerste gezicht juridisch juist uitzien, maar toch tot grote problemen leiden als verplichtingen uit de CAO over het hoofd worden gezien.

6. De risico's van een onjuiste procedure

De consequenties van een slecht beheerd collectief ontslag kunnen ernstig zijn. De rechter kan de ontslagbesluiten vernietigen, de herintegratie van de werknemers bevelen en de werkgever verplichten om het loon over de gehele tussenliggende periode alsnog uit te betalen. Daar komen vaak nog proceskosten en eventuele schadevergoedingen bij.

De valkuilen waar ik in de praktijk scherp op let, zijn onder meer:

• Te late meldingen of meldingen aan de verkeerde/onvolledige instanties.
• Vormvrij of puur formeel overleg zonder gedocumenteerde reactie op voorstellen van werknemers.
• Reorganisatiemotieven die slecht onderbouwd zijn, of functies die alleen 'op papier' verdwijnen.
• Selectiecriteria die inconsequent of willekeurig worden toegepast bij vergelijkbare werknemers.
• Het negeren van wettelijke beschermingen, CAO-afspraken of interne regels.
• Onvolledige individuele besluiten of het ontbreken van bewijs van ontvangst.

Bij een arbeidsgeschil draait alles om de bewijslast en de documentatie. Als werkgever moet je keihard kunnen aantonen dat je de procedure correct hebt gevolgd en dat het besluit een reële zakelijke grond had. Voor het controleren van termijnen, het toetsen aan de actuele wetgeving en het valideren van de documenten raad ik altijd aan om een gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaat in te schakelen.

7. Wat aandeelhouders en bestuurders vooraf moeten controleren

• Statuten: Vereisen de statuten van de SRL een besluit van de aandeelhouders voor een reorganisatie, en wie is formeel bevoegd?
• Onderbouwing: Zijn de economische en organisatorische motieven volledig gedocumenteerd vóór de eerste meldingen?
• Budget: Houdt de financiële planning rekening met opzegtermijnen, vakantiedagen, afvloeiingsregelingen en advieskosten?
• Contracten & CAO: Bevatten de CAO, het intern reglement of individuele contracten aanvullende verplichtingen?
• Selectie: Is de selectieprocedure objectief, transparant en vrij van discriminatie?
• Procesbewaking: Heeft elke stap in het proces een duidelijke verantwoordelijke, een deadline en een schriftelijk bewijs van uitvoering?

8. Hoe ik u en het team van PBS Worldwide kan ondersteunen

Na meer dan twee decennia te hebben gewerkt in Roemenië weet ik dat een reorganisatie zowel operationeel als menselijk erg zwaar is. Voor een bestuurder is de uitdaging niet alleen om kosten te besparen, maar ook om de continuïteit te waarborgen, helder te communiceren en fouten te vermijden die tot kostbare conflicten leiden.

Met PBS Worldwide helpt mijn team u bij het organiseren van de HR-zijde en de praktische coördinatie van het proces. Onze ondersteuning stemmen we af op uw behoeften en omvat onder meer:

• Een eerste analyse van het personeelsbestand en de strategische HR-planning.
• Het samenstellen en structureren van het reorganisatiedossier.
• Het opstellen en coördineren van alle HR-documenten en communicatie.
• Het opstellen van een realistisch tijdschema, een rollenverdeling en een kostenoverzicht.
• Administratieve ondersteuning bij de communicatie met werknemersvertegenwoordigers en de organisatie van overlegbijeenkomsten.
• Afstemming met uw advocaat of juridisch adviseur om te zorgen dat alles 100% aan de wet voldoet.

Mijn aanpak is altijd praktisch en persoonlijk. Ik geloof niet in standaardsjablonen, want elk bedrijf heeft een unieke structuur, geschiedenis en risicoprofiel. Het doel is dat u precies begrijpt wat er moet gebeuren, in welke volgorde en waar de aandachtspunten liggen voordat u beslissingen neemt.

Overweegt u een reorganisatie in Roemenië?

Wanneer u een SRL in Roemenië bestuurt en een personeelsreductie overweegt, raad ik u aan om met een specialist te spreken vóórdat u besluiten communiceert. Een eerste evaluatie helpt om de noodzakelijke stappen, ontbrekende documenten, een realistische planning en de juridische aandachtspunten helder in kaart te brengen.

Neem gerust contact op met PBS Worldwide voor een vrijblijvend oriënterend gesprek over de organisatie van uw HR-proces en de praktische ondersteuning die uw bedrijf nodig heeft:

Telefoon / WhatsApp: +32 478 331 799

Vermelde wettelijke reformaties & bronnen

• Roemeens Arbeidswetboek (Codul Muncii) – Wet nr. 53/2003, in het bijzonder de bepalingen inzake collectief ontslag (art. 68–74), opzegtermijnen en ontslagbesluiten.
• Wet op de Sociale Dialoog – Wet nr. 367/2022.

PBS Worldwide | HR-advies en praktische bedrijfsondersteuning in Roemenië

Handige links & bronnen:

• Mijn Vlog over Roemenië
• Website over investeren in Roemenië
• Vlog voor ondernemers in Roemenië – Abonneer je op het YOUTUBE-KANAAL van Freddy Jacobs
• Recruitment trends 2025 uitgelegd en geëvalueerd
• Salarissen in de IT-sector in Roemenië voor 2025